Polityka KYC/AML i Weryfikacja Konta w Vulkan Spiele

Dlaczego KYC/AML jest wymagane (licencja, standardy międzynarodowe, ochrona 18+)

KYC/AML w Vulkan Spiele ma trzy główne cele. Po pierwsze, pozwala potwierdzić tożsamość gracza, jego wiek oraz podstawowe informacje o źródle środków, ograniczając ryzyko nadużyć, kradzieży tożsamości i korzystania z cudzych metod płatności. Dzięki temu minimalizujemy szansę wykorzystania platformy do działań niezgodnych z prawem.

Po drugie, procedury te są podstawowym narzędziem ochrony osób poniżej 18 roku życia. Zgodnie z przepisami oraz wymogami licencyjnymi gry hazardowe mogą być oferowane wyłącznie osobom pełnoletnim. Weryfikacja dokumentu tożsamości jest jedyną wiarygodną metodą potwierdzenia wieku w środowisku online, dlatego brak pełnej weryfikacji może skutkować ograniczeniem lub blokadą konta.

Po trzecie, procesy KYC/AML stanowią element międzynarodowych standardów compliance. Organ regulacyjny nadzorujący działalność Vulkan Spiele wymaga identyfikacji klientów, ciągłego monitorowania transakcji i zgłaszania operacji podejrzanych. Zaniechanie tych działań mogłoby skutkować poważnymi sankcjami, w tym cofnięciem licencji na urządzanie gier.

Zakres dokumentów (dowód tożsamości, potwierdzenie adresu, dowód własności metody płatności) — z przykładami

W zależności od etapu współpracy, wysokości obrotu i profilu ryzyka możemy poprosić o przedstawienie jednego lub kilku rodzajów dokumentów. Wymagany zestaw określany jest każdorazowo przez dział weryfikacji na podstawie obowiązujących procedur i przepisów prawa.

• Dokument tożsamości – dowód osobisty, paszport lub prawo jazdy, zawierające imię, nazwisko, datę urodzenia, numer dokumentu, termin ważności i zdjęcie. Dokument musi być ważny i w pełni czytelny, bez uszkodzeń utrudniających odczyt danych.
• Potwierdzenie adresu – np. rachunek za media, wyciąg bankowy lub pismo z urzędu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed przesłaniem. Dokument powinien zawierać imię i nazwisko gracza oraz adres zgodny z danymi w profilu konta.
• Dowód własności metody płatności – wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu, zrzut ekranu z bankowości elektronicznej lub zdjęcie karty. Celem jest potwierdzenie, że rachunek lub karta należą do posiadacza konta w Vulkan Spiele.
• Dodatkowe dokumenty – przy podwyższonym ryzyku (wysokie kwoty, częste przelewy, nietypowe wzorce gry) możemy poprosić o oświadczenie o źródle środków lub dokumenty potwierdzające legalność działalności gospodarczej.

Jak przesłać dokumenty (panel, formaty, czytelność, cztery rogi dokumentu, zasady maskowania kart)

Dokumenty przekazywane są przede wszystkim za pośrednictwem bezpiecznego panelu klienta po zalogowaniu do konta. Użytkownik może wgrać pliki w standardowych formatach JPG, PNG lub PDF. W uzasadnionych sytuacjach, po indywidualnym ustaleniu z działem obsługi, dopuszczalne jest przesłanie materiałów na wskazany adres e‑mail.

Zdjęcia i skany powinny być kolorowe, wyraźne oraz wykonane w dobrym oświetleniu. Niedopuszczalne są pliki z silnymi odbiciami światła, zaciemnieniami czy filtrami graficznymi. Wszystkie cztery krawędzie dokumentu muszą być widoczne w kadrze, a dane – ostre i łatwe do odczytania. W razie wątpliwości dział weryfikacji może poprosić o ponowne wykonanie zdjęć.

W przypadku kart płatniczych należy zakryć środkowe cyfry numeru karty, pozostawiając widoczne jedynie pierwsze sześć oraz ostatnie cztery cyfry numeru. Kod CVV/CVC na odwrocie karty powinien być zawsze zasłonięty. Imię i nazwisko właściciela karty oraz data ważności muszą pozostać widoczne, aby możliwe było potwierdzenie zgodności z danymi na koncie gracza.

Czas weryfikacji i możliwe prośby o uzupełnienie (SLA: 24–48h; komunikacja e‑mail)

Dział weryfikacji Vulkan Spiele analizuje dostarczone dokumenty w kolejności ich wpływu. Standardowy czas rozpatrywania kompletnego zestawu wynosi od 24 do 48 godzin. W okresach zwiększonego obciążenia, świąt lub przy skomplikowanych przypadkach termin ten może się wydłużyć, o czym poinformujemy gracza za pośrednictwem panelu lub wiadomości e‑mail.

Jeśli materiały okażą się niekompletne, nieczytelne lub budzą uzasadnione wątpliwości, możemy poprosić o ich ponowne przesłanie bądź uzupełnienie. Komunikacja odbywa się przede wszystkim drogą e‑mailową na adres przypisany do konta. Do czasu zakończenia weryfikacji niektóre funkcje, w szczególności możliwość wypłaty środków, mogą zostać czasowo ograniczone lub zablokowane.

W przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa lub zalecenia organu regulacyjnego możemy przeprowadzić dodatkową, pogłębioną weryfikację – na przykład w formie wideorozmowy. Odmowa udziału w takich czynnościach może skutkować zawieszeniem lub zamknięciem konta oraz wstrzymaniem dostępu do środków do czasu wyjaśnienia sytuacji.

Bezpieczeństwo danych i RODO (SSL 256‑bit/TLS 1.2, brak udostępniania poza prawem, retencja)

Administratorem danych osobowych jest Vulkan Spiele Entertainment Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Nowogrodzka 56, 00-695 Warszawa, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000123456. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się przez e‑mail [email protected] lub telefonicznie pod numerem +48 22 123 45 67.

Transmisja danych odbywa się z użyciem nowoczesnych protokołów szyfrowania, w tym SSL 256‑bit/TLS 1.2 lub nowszych. Dostęp do informacji mają wyłącznie upoważnieni pracownicy oraz starannie dobrani podwykonawcy przetwarzający dane na podstawie stosownych umów powierzenia. Dane nie są udostępniane ani sprzedawane podmiotom nieuprawnionym; wyjątkiem są sytuacje, w których obowiązek taki wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub prawomocnych decyzji organów.

Informacje związane z identyfikacją i weryfikacją klienta przechowywane są przez okres wymagany przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, rachunkowości oraz ochronie konsumentów – co do zasady od 5 do 10 lat od zakończenia relacji z klientem. Po tym czasie dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane. Gracz ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeśli uzna, że przetwarzanie narusza obowiązujące przepisy.

Monitorowanie AML, podejrzane transakcje i środki zapobiegawcze (wstrzymanie wypłaty do wyjaśnienia)

Poza weryfikacją przy rejestracji Vulkan Spiele prowadzi bieżące monitorowanie transakcji i aktywności graczy pod kątem potencjalnych naruszeń przepisów AML. Analizujemy m.in. częstotliwość i wartości wpłat oraz wypłat, relację pomiędzy nimi, a także nietypowe wzorce zachowań, które mogą sugerować wykorzystanie konta niezgodnie z jego przeznaczeniem rozrywkowym.

Jeżeli pojedyncza transakcja lub ich sekwencja zostanie uznana za potencjalnie podejrzaną, możemy wstrzymać realizację wypłaty, ograniczyć możliwość dokonywania nowych operacji, a także poprosić gracza o dodatkowe wyjaśnienia oraz dokumenty potwierdzające źródło środków. Środki te mają charakter prewencyjny i wynikają z obowiązków nałożonych na operatorów gier przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

W sytuacjach przewidzianych prawem Vulkan Spiele współpracuje z właściwymi organami, w tym z jednostkami analityki finansowej i organami ścigania, przekazując niezbędne informacje w minimalnym zakresie wymaganym do realizacji obowiązków prawnych. Gracz może nie zostać poinformowany o szczegółach takiej współpracy, jeśli przepisy zabraniają ujawniania faktu zgłoszenia transakcji podejrzanej.

Najczęstsze błędy i wskazówki (checklista w punktach)

Aby przyspieszyć proces KYC/AML i uniknąć opóźnień, przed przesłaniem dokumentów zastosuj poniższą listę kontrolną. Prawidłowe przygotowanie materiałów znacząco skraca czas weryfikacji oraz zmniejsza ryzyko konieczności ponownego dosyłania plików.

• dane w profilu konta są zgodne z danymi na dokumentach (imię, nazwisko, data urodzenia, adres);
• dokumenty są ważne, kompletne i w całości widoczne w kadrze (widoczne cztery rogi dokumentu);
• nie wysyłasz skanów niskiej jakości ani zdjęć z filtrami, cieniami lub znakami wodnymi zasłaniającymi treść;
• przy kartach płatniczych zakrywasz środkowe cyfry numeru oraz kod CVV/CVC, pozostawiając widoczne pierwsze sześć i ostatnie cztery cyfry;
• korzystasz wyłącznie z własnych rachunków bankowych, portfeli elektronicznych i kart płatniczych;
• regularnie sprawdzasz skrzynkę e‑mail przypisaną do konta i odpowiadasz na prośby działu weryfikacji w możliwie krótkim czasie;
• przed zleceniem pierwszej wypłaty zapoznajesz się z Pełnymi Warunkami i Postanowieniami oraz niniejszą Polityką KYC/AML.

Przestrzeganie powyższych zasad pomaga utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa, usprawnia obsługę oraz zapewnia, że korzystanie z usług Vulkan Spiele jest zgodne z prawem, licencją oraz standardami odpowiedzialnej gry.